KI und Datenschutz im KMU: Welche Daten dürfen in ChatGPT und Copilot?

Grundsätzlich ja: Ein KMU kann ChatGPT und Microsoft Copilot nutzen, auch mit Personendaten. Ob ein bestimmter Einsatz zulässig ist, hängt aber vom konkreten Fall ab: welche Daten, zu welchem Zweck, mit welchem Konto und Vertrag. Drei Voraussetzungen sind dafür mindestens nötig: Das Werkzeug läuft über ein Firmenkonto mit Vertrag, die Eingaben werden nicht für das Training der Modelle verwendet, und das Team weiss, welche Daten nie in einen Chat gehören. Sie ersetzen aber nicht die Prüfung des konkreten Einsatzes. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, seit 1. September 2023) kennt keine eigenen KI-Regeln. Es gelten dieselben Pflichten wie für jede andere Software, die Personendaten verarbeitet. Wir begleiten KMU in Bern, Burgdorf und im Emmental bei der KI-Einführung und sehen in fast jedem Betrieb dieselben drei Lücken. Dieser Beitrag zeigt, was Sie klären müssen und wie der Weg zu einer sauberen Lösung aussieht.

Fazit

Das Problem ist selten die KI, sondern das Gratis-Konto. Wer ChatGPT Free oder Plus mit Kundendaten füttert, gibt Daten an einen Anbieter weiter, mit dem kein Vertrag zur Auftragsbearbeitung besteht. Mit ChatGPT Team oder Enterprise, mit Copilot im eigenen Microsoft-365-Tenant oder mit einer lokalen KI auf einem Mac im Betrieb lässt sich derselbe Einsatz in vielen Fällen datenschutzkonform gestalten, wenn Vertrag, Datenstandort und Berechtigungen für Ihren Fall geprüft sind. Dazu braucht es eine kurze KI-Richtlinie, eine Anpassung der Datenschutzerklärung und eine Schulung von einem halben Tag.

Was verlangt das revDSG beim Einsatz von KI?

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat klargestellt, dass das Datenschutzgesetz direkt auf KI-Anwendungen anwendbar ist. Ein eigenes KI-Gesetz gibt es in der Schweiz nicht. Für Ihren Betrieb heisst das: Sobald Namen, E-Mail-Adressen, Kundennummern oder Fotos in einen KI-Dienst gelangen, bearbeiten Sie Personendaten und tragen dafür die Verantwortung, nicht der Anbieter.

Besonders schützenswerte Daten

Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion, Herkunft, politischen Ansichten, Betreibungen oder Strafverfahren gelten als besonders schützenswert. Für sie gilt eine höhere Hürde: Eine Weitergabe an Dritte braucht in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage. Ein Arztbericht, eine Lohnabrechnung mit Krankheitstagen oder ein Personaldossier haben in einem öffentlichen Chat-Dienst deshalb nichts verloren, auch nicht «nur zum Zusammenfassen».

Auftragsbearbeitung und Datenübermittlung ins Ausland

Ein KI-Anbieter, der Ihre Eingaben verarbeitet, ist ein Auftragsbearbeiter. Dafür verlangt das Gesetz einen Vertrag, der festhält, dass der Anbieter die Daten nur in Ihrem Auftrag bearbeitet und angemessen schützt. Bei Geschäftskonten von OpenAI und Microsoft ist dieser Vertrag Teil der Nutzungsbedingungen, bei Gratis- und Privatkonten fehlt er. Liegen die Server in den USA, braucht es zusätzlich eine Grundlage für die Übermittlung: entweder eine Zertifizierung des Anbieters unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Beides prüfen wir bei der Einführung für jedes Werkzeug einzeln und halten es in der KI-Richtlinie fest.

ChatGPT, Copilot oder lokale KI: Wo landen die Daten?

Die Unterschiede zwischen den Kontotypen sind grösser als die zwischen den Anbietern. Die Übersicht zeigt den Stand, den wir bei unseren Einführungen im Herbst 2026 vorfinden. Anbieter ändern ihre Bedingungen regelmässig, deshalb prüfen wir sie vor jeder Einführung neu.

Werkzeug	Training mit Ihren Eingaben	Vertrag und Standort	Für KMU geeignet?
ChatGPT Free / Plus (Privatkonto)	Standardmässig ja, Abschalten nur in den Einstellungen pro Konto	Kein Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Server USA	Nur für öffentliche Inhalte ohne Personendaten
ChatGPT Team / Enterprise	Nein	Vertrag enthalten, zentrale Verwaltung, Server USA oder EU-Datenstandort je nach Plan	Möglich, mit Richtlinie und nach Prüfung des Einsatzes
Microsoft 365 Copilot / Copilot Business	Nein	Teil des Microsoft-365-Vertrags, Daten bleiben im eigenen Tenant, Datenstandort Schweiz oder EU möglich	Oft der naheliegende Weg mit Microsoft 365, nach Prüfung von Berechtigungen und Datenstandort
Copilot ohne Firmenkonto, Gemini privat, andere Gratis-Apps	Je nach Dienst, oft ja	Kein Vertrag	Nein, nicht mit Firmendaten
Lokale KI auf einem Mac im Betrieb	Nein, Daten verlassen das Haus nicht	Kein Drittanbieter, Standort Ihr Büro	Für vertrauliche Daten geeignet, wenn Gerät, Zugriff und Backup abgesichert sind; beim Berufsgeheimnis im Einzelfall prüfen

Wer bereits mit Microsoft 365 arbeitet, hat den kürzesten Weg: Copilot nutzt die bestehenden Berechtigungen, die Daten bleiben im Tenant, und der Vertrag mit Microsoft gilt auch für Copilot. Ein Vorbehalt bleibt: Copilot zeigt Mitarbeitenden alles, worauf sie Zugriff haben. Schlecht gepflegte Freigaben in SharePoint oder Teams werden damit sichtbar. Vor der Einführung gehört deshalb ein Blick auf die Berechtigungen dazu, am einfachsten im Rahmen unseres Microsoft-365-Sicherheitschecks für KMU.

Drei Lücken, die wir in fast jedem Betrieb finden

1. Schatten-KI mit Privatkonten

Mitarbeitende nutzen ChatGPT auf dem privaten Handy oder mit der privaten E-Mail-Adresse, weil es schneller geht. Die Geschäftsleitung weiss es oft nicht. Offerten, Kundenmails und Protokolle wandern so in Konten, die der Betrieb weder sieht noch kündigen kann, wenn jemand austritt. Ein Verbot hilft wenig. Was hilft, ist ein freigegebenes Firmenwerkzeug, das mindestens so bequem ist.

2. Datenschutzerklärung und Kundeninformation fehlen

Wenn Kundendaten in ein KI-Werkzeug fliessen, gehört der Anbieter in die Liste der Auftragsbearbeiter in Ihrer Datenschutzerklärung. Betriebe, die KI für Kundenkommunikation einsetzen, etwa für Antwortentwürfe oder Chatbots, müssen das transparent machen. Der EDÖB nennt die Erkennbarkeit des KI-Einsatzes ausdrücklich als Anforderung. Die Anpassung ist meist mit wenig Aufwand erledigt, wird aber oft vergessen.

3. Keine Regel, was rein darf

Die meisten Mitarbeitenden wollen nichts falsch machen, wissen aber nicht, wo die Grenze liegt. Wir arbeiten deshalb mit einer einfachen Ampel: Grün sind öffentliche Informationen und eigene Texte ohne Namen. Gelb sind interne Dokumente und Kundenkorrespondenz ohne heikle Angaben, erlaubt nur im Firmenwerkzeug. Rot sind Gesundheits- und Personaldaten, Löhne, Passwörter, Bank- und Ausweisdaten, die in keinen Chat-Dienst gehören. Die Ampel passt auf eine A4-Seite und ist der Kern jeder KI-Schulung für KMU, die wir durchführen.

In fünf Schritten zu KI nach revDSG

1. Bestandesaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden heute genutzt, offiziell und inoffiziell, und mit welchen Daten?
2. Werkzeug wählen: Copilot im Tenant, ChatGPT Team oder lokale KI, je nach Datenlage und Budget. Privatkonten für Firmendaten abschaffen.
3. Technik einrichten: Firmenkonten mit Mehrfaktor-Anmeldung, Trainingsnutzung ausgeschaltet, Berechtigungen in Microsoft 365 bereinigt, Datenstandort gewählt.
4. Papiere nachziehen: KI-Richtlinie mit Ampel, Datenschutzerklärung ergänzen, Verzeichnis der Bearbeitungen aktualisieren, wo eines geführt wird.
5. Team schulen: Ein halber Tag mit Beispielen aus dem eigenen Betrieb. Danach wissen alle, was erlaubt ist, und nutzen die KI tatsächlich.

Für die Schritte 2 bis 4 rechnen wir in einem Betrieb mit 5 bis 15 Arbeitsplätzen und bestehendem Microsoft 365 mit wenigen Arbeitsstunden. Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand, CHF 128.– pro Stunde per Fernwartung oder CHF 138.– vor Ort, exkl. MwSt. Wie die Einführung im Detail abläuft, steht im Beitrag KI im KMU: ChatGPT und Copilot sicher einführen.

Sonderfall Arztpraxen, Treuhand und Anwaltskanzleien

Wer dem Berufsgeheimnis untersteht, hat neben dem revDSG eine zweite Schranke: Patientendaten und Mandantenakten dürfen ohne Einwilligung nicht an Dritte gelangen, auch nicht an einen KI-Anbieter mit Vertrag. Für diese Betriebe empfehlen wir zwei Wege. Für allgemeine Aufgaben wie Briefentwürfe, Übersetzungen oder Recherchen eignet sich Copilot oder ChatGPT Team, solange keine Fall- und Patientendaten eingegeben werden. Für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten setzen wir eine lokale KI ein: Ein Mac mini mit genügend Arbeitsspeicher betreibt Sprachmodelle direkt im Büro, ohne dass ein Zeichen das Haus verlässt. Die Qualität reicht für Zusammenfassungen, Entwürfe und Diktate aus; für die neuesten Grossmodelle braucht es weiterhin die Cloud. Was in der Praxis zusätzlich gilt, fassen wir im Ratgeber zur KI in der Arztpraxis zusammen, der Anfang Dezember erscheint.

Häufige Fragen

Ist ChatGPT in der Schweiz datenschutzkonform?

Mit einem Geschäftskonto (Team oder Enterprise) und einer Richtlinie, welche Daten eingegeben werden dürfen, lässt sich ChatGPT in vielen Fällen datenschutzkonform nutzen. Ob das für Ihren Einsatz gilt, hängt von den Daten und vom Zweck ab. Mit einem Gratis- oder Plus-Konto fehlt der Vertrag zur Auftragsbearbeitung, und die Eingaben können für das Training verwendet werden. Für Firmendaten ist das keine Option.

Darf ich Kundendaten in Microsoft Copilot eingeben?

In vielen Fällen ja, wenn Copilot über Ihr Microsoft-365-Firmenkonto läuft. Die Daten bleiben in Ihrem Tenant, werden nicht für das Training verwendet und unterliegen dem bestehenden Vertrag mit Microsoft. Besonders schützenswerte Daten wie Gesundheitsangaben brauchen trotzdem eine eigene Prüfung, und die Berechtigungen in SharePoint und Teams müssen stimmen.

Was passiert, wenn Mitarbeitende trotzdem private KI-Konten nutzen?

Der Betrieb bleibt verantwortlich, auch wenn die Eingabe über ein privates Konto erfolgte. Bei einer Datenschutzverletzung kann das eine Meldung an den EDÖB und an die Betroffenen nötig machen. Deshalb gehört zu jeder Einführung ein freigegebenes Firmenwerkzeug, damit niemand auf ein Privatkonto ausweichen muss.

Brauche ich eine KI-Richtlinie, wenn wir nur fünf Mitarbeitende sind?

Ja, aber sie muss nicht länger als eine Seite sein. Sie hält fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten eingegeben werden dürfen (Ampel) und dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden. Das schützt den Betrieb und gibt dem Team Sicherheit.

Muss ich die Datenschutzerklärung anpassen, wenn wir KI nutzen?

Ja, sobald Personendaten von Kundinnen, Kunden oder Bewerbenden in ein KI-Werkzeug eines Drittanbieters gelangen. Der Anbieter wird als Auftragsbearbeiter aufgeführt, bei Servern im Ausland auch das Land und die Grundlage für die Übermittlung. Setzen Sie KI in der Kundenkommunikation ein, muss das für die Betroffenen erkennbar sein.

Was kostet eine KI-Einführung mit Datenschutzprüfung im KMU?

Wir rechnen nach Aufwand ab: CHF 128.– pro Stunde per Fernwartung, CHF 138.– vor Ort, exkl. MwSt. Das Erstgespräch bis 1 Stunde ist für KMU kostenlos. Dazu kommen die Lizenzen des Anbieters, etwa für Copilot oder ChatGPT Team pro Person und Monat. Eine Teamschulung offerieren wir nach Grösse des Betriebs.

Dürfen die Daten in die USA?

Ja, wenn eine Grundlage besteht: eine gültige Zertifizierung des Anbieters unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder abgeschlossene Standardvertragsklauseln. Bei Microsoft 365 lässt sich der Datenstandort für viele Dienste zusätzlich auf die Schweiz oder die EU festlegen. Wir prüfen das vor der Einführung und dokumentieren es.

Ist eine lokale KI sicherer als ChatGPT oder Copilot?

Beim Datenschutz meist ja, weil keine Daten das Haus verlassen und kein Auftragsbearbeiter nötig ist. Dafür ist die Modellqualität tiefer als bei den grossen Cloud-Diensten, und das Gerät muss wie jeder Server gepflegt und gesichert werden. Für Betriebe mit Berufsgeheimnis ist die Kombination sinnvoll: lokale KI für vertrauliche Dokumente, Cloud-KI für alles andere.

Welcher Mac eignet sich für lokale KI im Büro?

Ein Mac mini oder Mac Studio mit viel gemeinsamem Arbeitsspeicher. Für kleinere Sprachmodelle genügen 32 GB, für grössere Modelle empfehlen wir 64 GB oder mehr. Welche Konfiguration zu Ihrem Einsatz passt, klären wir im Gespräch; die passenden Geräte finden Sie in unserem Shop unter Mac mini.

Darf eine Arztpraxis ChatGPT nutzen?

Für Aufgaben ohne Patientenbezug ja, etwa für Vorlagen, Übersetzungen oder Stellenausschreibungen, mit einem Geschäftskonto. Patientendaten gehören wegen Berufsgeheimnis und revDSG nicht in einen Cloud-Chat. Dafür eignet sich eine lokale KI oder eine Funktion, die der Hersteller der Praxissoftware selbst anbietet und verantwortet.

Reicht es, in ChatGPT das Training in den Einstellungen abzuschalten?

Nein. Die Einstellung verhindert nur die Verwendung für das Training, ersetzt aber weder den Vertrag zur Auftragsbearbeitung noch die zentrale Verwaltung der Konten. Sie gilt zudem pro Konto und kann jederzeit wieder umgestellt werden. Für Firmendaten braucht es ein Geschäftskonto.

Wie schnell ist ein KMU mit KI startklar?

Mit bestehendem Microsoft 365 und 5 bis 15 Arbeitsplätzen sind Konten, Einstellungen und Richtlinie in der Regel innerhalb weniger Arbeitsstunden erledigt, verteilt auf ein bis zwei Wochen inklusive Schulung. Länger dauert es, wenn Berechtigungen in SharePoint zuerst bereinigt werden müssen.