Microsoft 365 für Ärzte und in der Arztpraxis: Datenschutz, HIN-Mail und Berufsgeheimnis richtig lösen

Microsoft 365 für Ärzte und in der Arztpraxis - Outlook, Teams, OneDrive: Microsoft 365 ist auch in vielen Arztpraxen längst Alltag. Gleichzeitig arbeiten Praxen mit besonders schützenswerten Personendaten und unterstehen dem ärztlichen Berufsgeheimnis. Viele Ärztinnen und Ärzte fragen sich deshalb: Darf ich Microsoft 365 überhaupt nutzen – und wenn ja, wie? Dieser Ratgeber gibt eine praxisnahe Übersicht. Er ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber, worauf es technisch und organisatorisch ankommt.

Kurz gesagt

Microsoft 365 kann in der Arztpraxis sinnvoll eingesetzt werden, wenn klar geregelt ist, welche Daten wohin gehören. Patientendaten gehören nicht unkontrolliert in E-Mails, Teams-Chats oder private Cloud-Ordner. Mit sauberer Einrichtung, Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselter Kommunikation über HIN und einem eigenen Backup wird Microsoft 365 zu einem sicheren Werkzeug für die Praxis.

Was die Regeln verlangen

Datenschutzgesetz

Gesundheitsdaten sind nach dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) besonders schützenswerte Personendaten. Praxen müssen angemessene technische und organisatorische Massnahmen treffen, Patientinnen und Patienten transparent informieren und bei Datensicherheitsverletzungen mit hohem Risiko den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) informieren.

Berufsgeheimnis

Das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) verbietet, geschützte Informationen Dritten zu offenbaren. Cloud-Dienste sind dadurch nicht grundsätzlich ausgeschlossen: Nach einer Auslegeordnung des Kantons Zürich dürfen private Arztpraxen Patientendaten in der Cloud bearbeiten lassen, wenn Vertrag, Geheimhaltung und technische Schutzmassnahmen stimmen. Besonders bei Anbietern mit möglichem Zugriff aus dem Ausland sind zusätzliche Massnahmen wie Verschlüsselung zu prüfen.

FMH-Empfehlungen

Die FMH verlangt unter anderem, dass Patientendaten per E-Mail nur verschlüsselt versendet werden – empfohlen wird der Einsatz von HIN-Produkten. Für Cloud-Anbieter verweist die FMH auf klare vertragliche Regelungen zu Datenschutz, Verschwiegenheit und Kontrollrechten.

Wofür Microsoft 365 in der Praxis gut geeignet ist

• Organisation und Verwaltung: Dienstpläne, Qualitätshandbuch, interne Dokumente, Buchhaltungsunterlagen.

• Kommunikation im Team: Teams für Absprachen ohne Patientendaten, Kalender, Aufgaben.

• Office-Programme: Word, Excel und Outlook in aktueller, gewarteter Version.

• Zusammenarbeit mit Treuhand, Labor oder Verbänden – mit klaren Regeln, was geteilt wird.

Die Krankengeschichte selbst bleibt in der Praxissoftware (z. B. siMed, ZaWin oder Curamed) – nicht in Word-Dateien auf OneDrive.

Die 7 wichtigsten Einstellungen für Praxen

1. Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten. Ein gestohlenes Passwort allein genügt dann nicht mehr, um ins Postfach zu gelangen.

2. Datenstandort prüfen. Microsoft bietet für Schweizer Kunden die Speicherung zentraler Dienste wie Exchange Online, SharePoint/OneDrive und Teams in der Schweiz an. Ob Ihr Konto tatsächlich so eingerichtet ist, lässt sich im Admin-Center kontrollieren.

3. HIN für vertrauliche E-Mails. HIN lässt sich mit Outlook aus Microsoft 365 nutzen. Je nach Praxisgrösse eignet sich der HIN Client oder das HIN Mail Gateway.

4. Klare Ablageregeln. Festlegen, welche Daten in Teams und OneDrive gehören – und welche nicht.

5. Berechtigungen aufräumen. Freigaben regelmässig prüfen, ehemalige Mitarbeitende sofort sperren.

6. Eigenes Backup. Microsoft 365 schützt vor Rechenzentrumsausfällen, ersetzt aber kein eigenes Backup gegen versehentliches Löschen oder Ransomware.

7. Die richtige Lizenz. Business-Pläne bieten mehr Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen als Privatlizenzen. Private Konten haben in der Praxis nichts verloren.

Welche Lizenz passt zur Praxis?

Für Praxen kommen in der Regel die Microsoft-365-Business-Pläne in Frage. Welcher Plan sinnvoll ist, hängt davon ab, ob die Office-Programme lokal installiert werden, wie viele Geräte verwaltet werden und welche Sicherheitsfunktionen benötigt werden. Wir beraten Sie gerne und übernehmen die Lizenzverwaltung.

So unterstützt Compu-Trade Arztpraxen

Compu-Trade ist Microsoft Gold Partner und betreut über 50 Arztpraxen in der Deutschschweiz. Wir wählen mit Ihnen die passenden Lizenzen, richten Microsoft 365 sicher ein, binden HIN an, sorgen für Backup und Virenschutz und schulen Ihr Team.

Mehr dazu: Microsoft 365 Support, IT für Arztpraxen und unsere FMH IT-Kontrolle.

Telefon: 034 411 11 33

Häufige Fragen

Darf eine Arztpraxis Microsoft 365 verwenden?

Grundsätzlich ja, sofern Datenschutz und Berufsgeheimnis beachtet werden. Entscheidend sind klare Regeln, welche Daten in Microsoft 365 bearbeitet werden, eine sichere Einrichtung und verschlüsselte Kommunikation für Patientendaten.

Darf ich Patientendaten per Outlook versenden?

Nur verschlüsselt. Die FMH empfiehlt dafür HIN-Produkte. Unverschlüsselte E-Mails mit Patientendaten sind zu vermeiden.

Werden unsere Daten in der Schweiz gespeichert?

Microsoft bietet für Schweizer Kunden Speicherorte in der Schweiz für zentrale Dienste an. Wir prüfen gerne, wo die Daten Ihres Kontos tatsächlich liegen.

Braucht es mit Microsoft 365 noch ein eigenes Backup?

Ja. Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit des Dienstes, aber gelöschte oder verschlüsselte Daten lassen sich nur mit einem eigenen Backup zuverlässig wiederherstellen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Quellen: FMH Minimalanforderungen IT-Grundschutz, Kanton Zürich (Innovation Sandbox: Datenschutz, Berufsgeheimnis und die Cloud), Microsoft Learn. Stand: September 2026.